회사 기술제안서 작성하기(Technical Proposal Guidelines)

기술제안서 작성은 일을 수주하는 다양한 방법 중 고난도의 작업에 속한다. 여러 분야와 여러 직급이 한꺼번에 작업을 수행해야 하고, 일정이 짧기 때문이다. 또한 보통은 제출해야 할 보고서의 분량이 정해져 있고, 제출 후에는 프리젠테이션도 포함되어 있다.

 

기술제안서를 작성할 때는 여러 분야의 직급별 직무를 고려해야 한다. 아래의 의사결정에 관한 그림을 눈여겨 보기 바란다. 파란색은 전략적인 의사결정을 의미하고, 회색은 관리적인 의사결정, 노란색은 업무적인 의사결정을 나타낸다.

회사의 직급는 사원부터 대리, 과장, 차장, 부장, 이사, 상무, 전무, 부사장, 사장, 회장 등 경력별로 올라갈 수 있는 자리를 말하고, 각각의 직급마다 직무가 다르다는 것을 알아야 한다. 자신의 직무에 맡는 역할을 수행할 수 있는 능력이 있어야 하고, 진급할 때마다 변화를 시도해야 한다.

최고 경영층은 전략을 수립해 비전을 설정해야 하고, 중간 관리자는 과제를 해결하기 위한 노력을 해야 한다. 일선 감독자는 주어진 업무를 빠르게 수행해야 한다. 

 

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아래의 그림은 실제로 기술제안서를 작성하기 위한 로드맵이다. 가장 일반적인 로드맵일 뿐이며 실제로는 기술제안서의 중요도에 따라 일정이 조정된다. 우리 회사에서 이 정도의 제안서 작업은 보통 설계비 20억(시공비로 말하면 500억 이상)정도의 규모이다.

 

발주 전

발주 전에 계획수립 준비 단계를 거쳐, 계획을 수립한다. 계획수립 준비 단계에서는 과제(사업)에 대한 기본적인 자료(명칭, 예정 일정, 경쟁사, TF 구성계획 등)를 1p로 작성해 둔다. 그 뒤 자료 리스트를 준비하고, 최신 자료 수집 및 업그레이드와 자료 출력을 한다. 기술제안서 작성을 위한 팀(분야별, 직급별)도 기본적으로 구성한다. 

아래의 내용은 우리 회사에서 사전에 준비하는 작업을 나열한 것이다.

  1. 과업특성 파악

  2. 과업대상지 파악

  3. 과업대상지 베이스 작업

  4. 기 작성된 제안서 자료 수집

  5. 관련자료 조사 및 자료 출력

  6. 관련 문헌 조사

  7. 현장조사

  8. 유사용역 등 실적 조사

  9. 편집 등 외주 문서 결제

계획수립 단계는 과업에 대한 개요를 작성하여 과업개요를 파악하고, 분야별 담당자의 업무 배분과 분담, 연락처 작성 등을 수행한다. 아직 발주가 되지 않았더라도 핵심이슈나 문제점 등을 사전에 도출하도록 한다. 또한, 일상적인 과업수행예정공정표를 만들어서 스케줄을 관리한다.

 

발주 후

발주 후에는 과업지시서를 확인하고, 유사한 타 제안서를 확인하도록 한다. 관련된 행정서류와 제출서류는 별도로 일정대로 취합하도록 한다. 이때 과업지시서에 대한 문제를 분야별, 직급별로 정의하고, 문제를 전략적으로 해결하기 위한 제안 작업을 정의하고 기술제안서 방향을 수립한다. 

 

아래의 내용은 우리 회사에서 발주후 발주처 평가기준 검토 작업을 나열한 것이다.

  1. 기술제안서 평가기준 확인 

    1.1 기술제안서 작성기준 확인(페이지, 규격, 제한사항 등) 

    1.2 총 페이지 및 배점기준 확인하여 배점 별 페이지 배분 

    1.3 평가항목 확인 및 감점기준 숙지 
  2. 과업지시서 확인 

    2.1 과업의 범위 및 내용 확인 

    2.2 과업 주요사항 및 특이사항 파악
  3. 담당 별 기존 제안서 확인 

    3.1 제안서 내용파악(유사 용역 및 모든 제안서 확인)

    3.2 제안서 내용 중 잘된 내용, 적용 가능한 내용 파악

 

아래의 내용은 우리 회사에서 발주후 제안서 작성 작업을 나열한 것이다.

  1. 문제 정의 

    1.1 관련자료 및 과업지시서 검토하여 문제점 도출 

    1.2 방향설정 및 관련자료 조사 

    1.3 주요 착안사항 및 해결방안 검토
  2. 제안 작업 정의

    2.1 주요 문제점에 대한 최신 트렌드 파악(주요연구, 해외트렌드 등)  

    2.2 기본적 해결방안 외 차별화된 방안 도출

 

제안서 취합 단계

제안서 취합 단계에서는 제안서를 실제로 작성하기 위해서 전분야가 참여하는 킥오프 미팅을 수행한다. 제안서 작업은 매주 취합해서 최소 3차까지 취합한다. 이때 정해진 페이지와 무관하게 할당된 부분을 채워서 발표한다. 마지막 4차 취합은 편집팀이 투입되기전 마지막 단계이므로 페이지를 맞추도록 한다. 향후 편집팀이 투입되면 새로운 삽도가 만들어 지므로 글자크기나 배치는 무시해도 좋다.

 

아래의 내용은 우리 회사에서 발주후 제안서 취합 시행 작업을 나열한 것이다.

  1, 전체 분야 Kickoff 미팅

  2. 과업지시서 확인하여 세부 목차 결정

  3. 항목에 맞는 내용 작성

  4. 기존 자료 및 수집 자료에서 항목에 맞는 내용 찾기

  5. 과업에 대한 내용 파악하여 대안 도출

  6. 제안서 작업 1차, 2차, 3차(페이지 무관)

 

아래의 내용은 우리 회사에서 발주후 제안서 고도화 작업을 나열한 것이다.

  1. 할당 점수 및 페이지에 맞게 세부 목차 할당

  2. 과업지시서 내용에 부합하는지 확인

  3. 제안서 내용 정리(제안서에서 강조하고자 하는 내용만 남겨두기)

  4. 과업 내용과 제안 사항 구분

  5. 최대한 도식화

  6. 페이지 맞출 것(글자크기 무관)

 

 

제안서 편집 단계

제안서 편집 단계에서는 편집팀이 투입되므로 편집팀과 편집방향에 대한 미팅을 한다. 매일 편집된 내용을 확인하여 편집된 제안서를 수정한다. 제안서에는 전략에 맞는 도표화, 정량화, 단순화 등이 필요하다. 아주 중요한 제안서의 경우 인쇄 3일 전에는 인쇄 상태를 사전에 확인하기 위해 시험 인쇄도 해 볼 수 있다. 최종 교정 작업은 띄어쓰기, 강조, 색상 등 세부적인 아이템들을 모두 확인한다.

 

아래의 내용은 우리 회사에서 발주후 제안서 편집 시작 작업을 나열한 것이다.

  1. 기술제안서 세부평가기준에 따른 작성지침 숙지 필요

  2. 편집팀 투입 : 한글작업, 일러스트작업 작업의 성격에 따라 편집팀 구성 3~4인 구성하여 작업 필요

  3. 편집팀 팀장에게 제안서 양식 및 편집 스타일 방향 샘플 3개안 검토후 양식 선정 및 편집방향 제시 필요

  4. basemap 삽도 작업 실시 및 선 작업한 삽도 작업 실시

  5. 삽도 작업시 편집팀의 방향제시 및 시간단축을 위해 ppt와 캐드 등을 이용하여 사전 삽도작업해서 넘겨야함

  6. 매일 당일 저녁 A3로 전체 분에 대해 출력해서 다음날 확인 필요(총괄, 지역책임 보고)

  7. 삽도 및 다이어그램 등은 수집한 제안서 샘플 등을 바탕으로 다이어그램화, 도표화, 정량화 시켜 가독성을 좋게함

아래의 내용은 우리 회사에서 발주후 제안서 편집 검토 작업을 나열한 것이다.

  1. 편집된 제안서 수정 시 내용확인 및 재배치, 빈 공간이 없도록 추가적인 설명 및 범례 등 빠진 부분이 없는지 확인 필요

  2. 내용 및 삽도의 중복도를 확인하여 강조 중복해야하는 부분과 불필요한 중복은 없는지 검토 필요

  3. 요약분에 대해서는 뒤에 있는 부분과 불일치하는 부분이 없는지 확인 필요

  4. 제안서 1차 완료 후 최종인쇄 2~3일전에 인쇄소에서 시험인쇄 필요(용지의 종류, 색감 정도 등을 결정)

  5. 최종 교정(띄어 쓰기, 강조, 색상, 오타)시 전체흐름의 문제점 검토 필요

  6. 제안서를 부서에 배포하여 여러 사람들의 의견 청취 후 최종 수정 필요

 

인쇄 및 제출

제출 하루 전 제출 서류를 확인하고, 인쇄작업을 수행한다. 문제가 발생하는 경우를 대비하여 제출은 오전 중에 하도록 한다.제출후에는 파워포인트 발표자료와 시나리오를 준비한다.

 

 

아래 기술제안서에서 세부적인 로드맵 파워포인트 파일이 있다. 다운로드 받아서 자신이 원하는 형태로 바꾸어 사용할 수 있다.

technical proposal roadmap.pptx

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